オンラインツールを駆使してテレワークを便利に

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テレワークに必要なツール

「Web会議システム」は、テレワークを進める上で欠かせないツールのひとつです。このシステムがあれば、それぞれ別の場所にいても顔を合わせて話すことが可能です。簡単な打ち合わせや社内会議などに便利なツールですが、通信環境によっては音声や映像が途切れやすくなるなど、多少の不便さを感じることがあります。映像と音声の安定性を求めるなら大人数の会議もこなせる「テレビ会議システム」が適しています。テレビ会議システムなら社外の人が参加する打ち合わせや会議など通信の乱れで流れを止めたくないシーンでも安心して使うことができます。
テレワークは社内の人とのやりとりにメールを使う機会が増えます。そこで活用したいのが、ビジネスチャットツールです。ビジネスチャットツールはメールよりも手軽で、かつメール以上の機能があるコミュニケーションツールです。メールは用件以外の文章を長々と打ち込まなければなりませんが、チャットツールなら会話をしているような感覚でやりとりができるので便利です。
「勤怠管理システム」もテレワークには欠かせないツールです。一度導入しておけば、タイムカードで勤怠管理をするよりもはるかに作業が楽になります。社内業務の進捗状況は「ナレッジ共有ツール」で確認できます。また、他のツールほど浸透はしていませんが、オフィスで働く臨場感が味わえる「バーチャルオフィスツール」にも注目が集まりつつあります。
すべてのツールで共通するのは、セキュリティ面の強化です。遠隔地からの操作になるため、情報漏洩のリスクはテレワークが導入される以前よりも高くなります。ツールを導入する際は使い方だけでなくセキュリティに関するルールも全体で共有しておく必要があるでしょう。

Web会議システム「Zoom」

「Zoom」はテレワークの普及に伴って認知度を高めたWeb会議システムです。基本的に無料で利用できますが、使用人数や使いやすさを考慮するなら有料版がおすすめです。高くても月2,700円と低コストで利用できます。Zoomミーティングでは最大1,000人の参加が可能で、49画面を表示できます。データは暗号化された状態で送信されており、安全に使えるツールとして官公庁などでも活用されています。

ビジネスチャットツール「Slack」

アメリカ発の「Slack」は、100カ国以上の国々で約800万人以上の利用者がいるビジネスチャットツールです。手軽さと機能性の両方を兼ね備えたツールで、幅広いビジネスシーンに対応しています。